En el siglo pasado (¡que no fue hace tantos años!) los empleados no podían usar el teléfono de la empresa para hacer “llamados personales” o por lo menos esa era la bajada de línea general, como para que nadie abuse de esta posibilidad. De todos modos, a la hora de una urgencia o imprevisto, los jefes amables les permitían a sus empleados el uso breve de ese recurso tecnológico. Era un medio de comunicación caro, que permitía contadas conexiones, por lo que el uso indebido impedía el uso debido.
En las casas de familia pasaba algo similar. Sonaba el teléfono y era el primo Tito para la señora de limpieza, que corría y empezaba a gritar en guaraní, y la patrona la miraba con desconfianza y pensaba: “Debe estar hablando mal de mi…”.
Pasaba algo parecido con la TV: En las empresas era impensado que los empleados pudieran ver TV mientras trabajaban. En las casas de familia, la patrona miraba TV mientras la empleada limpiaba.
La radio fue un dispositivo que tuvo una gran evolución, desde el mueble más grande del living, hasta el audífono más pequeño. Esa evolución ayudó a que algunos trabajadores pudieran escuchar radio mientras hacían sus quehaceres.
Actualmente, el uso intensivo de la tecnología para el ámbito laboral, implica su uso también en los momentos de descanso, entre tareas, o a la vez que se trabaja.
Los blogs, el Messenger, Youtube, Skype, Facebook, Twitter, BBM, Angry Birds, Google Plus, desde la compu y desde el celu. Ahora parece que los empleados han desarrollado sus habilidades para, además, hacer cálculos administrativos mientras ven avances de la novela, lo comentan en redes sociales y arreglan para reunirse a la hora de la cena a ver el capitulo estreno.
En un empleo que tuve hace algunos años, se decidió impedir el acceso a facebook el día del amigo. Entiendo que la razón fue para que los empleados enfoquen sus esfuerzos solo hacia el trabajo pero el resultado fue opuesto. La falta de entendimiento del hecho social por parte de la empresa, y el consecuente enojo de los empleados, hizo que ese día nadie quisiera trabajar. Al final del día todos se habían retirado tempranito para compartir un brindis con sus amigos y las tareas pendientes habían quedado para el otro día sin culpa.
El riesgo de que el empleado deje de hacer sus tareas por leer Facebook, Twitter o chatee con amigos con el Messenger o el BlackBerry Messenger, es grande, aunque el mayor que tiene la empresa es la opinión personal de los empleados a través de las redes sociales digitales, que podría ser tomada como en nombre de la compañía donde trabajan.
Las grandes corporaciones trabajan intensivamente en guiar a sus empleados en el uso de redes sociales, porque el riesgo aumenta con la cantidad de posibles interlocutores. Algunas desarrollaron manuales, como el “Manual de Principios para Medios Sociales en Línea” de Coca Cola (http://www.thecoca-colacompany.com/socialmedia/ ), o “Directrices para Medios Sociales” de Intel (http://www.intel.com/sites/sitewide/es_LA/social-media.htm ), o “Social Media Tips” de Kodak (http://www.kodak.com/US/images/en/corp/aboutKodak/onlineToday/Kodak_SocialMediaTips_Aug14.pdf ) y otras siguen el camino de la capacitación y persuasión.
Lo importante para la empresa es documentar su visión respecto del uso de los medios digitales. Es necesario desarrollar un nuevo Código de Ética que incluya al universo digital, que hoy es tan accesible por costo y posibilidad tecnológica, así los empleados no tendrán dudas sobre lo que se debe o no postear, y el riesgo de la mala reputación bajaría notablemente.
Le estamos diciendo a la patrona desconfiada que la solución no es negarle el teléfono a su empleada, sino aprender guaraní.
Aquí van algunos tips que desarrollamos en ID4you asistiendo a nuestros clientes que están viviendo este momento de apertura digital:
A las empresas:
1) Enfrentar la realidad
Reclamar perfiles verificados en las redes sociales para que nadie más comunique en su nombre. Es necesario en todos los casos si se quisiera borrar información errónea o malintencionada.
2) Separar lo bueno, lo malo, lo urgente y lo periódico.
Nunca se debe utilizar las redes sociales como “Centro de reclamos”, sino que desde allí se deben derivar las bombas a canales privados. Y si muchos preguntan lo mismo, se debe desarrollar esa info para que sea accesible a los usuarios.
3) Comunicar claramente
Comunicarles claramente a los empleados la visión de la institución sobre el uso de la tecnología aplicada a la comunicación e información.
A los empleados:
1) ¡A trabajar!
A los recursos tecnológicos de la institución se le debe dar el uso adecuado, relacionado con las tareas que se te asignan como empleado. El uso de tecnología propia para conectarse a cualquier medio de comunicación o información, en horario laboral, está restringido según tus funciones. Si no estás seguro, pregúntale a tu superior directo. El uso fuera del horario laboral es libre de hecho, pero está sujeto al Código de Conducta de la institución.
2) ¡Pensar antes de postear!
La información que subís a Internet quizás nunca se borre. No podrás controlar a esa información si no está en un servidor que vos mismo administres. Peor aun si lo haces en una red social, porque no solo no la controlarás, sino que será pública instantáneamente. Prudencia!
3) Posteá en tu nombre
Tu entorno te conoce y quizás conozca tu forma de pensar. Pero nunca te olvides que tu profesión y trabajo también son parte tuya y quizás seas referente para tus conocidos, sobre los temas relacionados con trabajo. Hay que saber diferenciar lo personal de lo profesional.
4) Mesura, discreción, y responsabilidad
Evitá temas delicados o confidenciales de la compañía. El manejo y administración de la información también es primordial para el funcionamiento de toda organización, y por eso requiere responsabilidad de los empleados.
@fedelendoiro
Federico Lendoiro es además Titular de Cátedra en “Planificación de Campañas Publicitarias I” de la carrera de Diseño Gráfico de la Universidad de Palermo y “Creación Publicitaria II” de la carrera de Publicidad de la Universidad del Salvador.